VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) Nedir?
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemidir.
VERBİS'e nasıl kayıt olunur?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16’ıncı maddesi gereğince gerekli şartları barındıran kamu kurumları, gerçek ve tüzel kişilerin veri işlemeye başlamadan önce VERBİS sistemine kayıt yaptırması zorunludur.
https://verbis.kvkk.gov.tr/ sayfasında “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi”, “Sicile Kayıt” ve “Sicil Sorgulama” olmak üzere üç bölüm bulunmaktadır.
Öncelikle Veri Sorumlusu Yönetici Girişi’ne tıklayarak Kullanıcı ad ve şifreniz bulunmuyorsa Kayıt olun linkine tıklayarak VERBİS'e kayıt olmak için size uygun seçeneği seçin.
Karşınıza çıkan uyarıyı okuduktan sonra Tamam butonuna tıklayın. Açılan sayfada bulunan başvuru formunu doldurarak kaydedin. Veri Sorumlusunun Başvuru Formunun çıktısını alın ve ilgili bölümleri doldurarak imzalayın. Formda KEP adresinizi belirttiyseniz başvuru formunu mail atabilir veya posta ile size belirtilen adrese gönderebilirsiniz.
VERBİS tarafından size kullanıcı ad ve şifreniz iletildikten sonra https://verbis.kvkk.gov.tr/User/DRLogin adresine giriş yapabilirsiniz. Daha önceden herhangi bir İrtibat Kişisi atanmadığı için İrtibat Kişisi Bulunmamaktadır uyarısı gelecektir, İrtibat Kişisi Ata kutucuğuna giriş yaparak atamayı gerçekleştirin. İrtibat Kişisi olarak istediğiniz T.C vatandaşını atayabilirsiniz. İrtibat kişisi olarak atadığınız kişi Sicil Kayıt sayfasına e-devlet şifresi ile giriş yaparak atamayı kabul etmelidir. Bu onaydan sonra veri sorumlusu ve bildirim sekmelerini görebilecektir.
İrtibat kişisi, e-devlet üzerinden giriş yaparak sisteme giriş yaptığında öncelikle sol sütunda bulunan “Bildirim” sekmesine tıklamalı, daha sonra ilk kez veri girişi yapacağı için Yeni Bildirim Oluştur butonuna tıklamalıdır.
İrtibat kişisince, kendisini atayan “Veri Sorumlusu” bilgisi görüntülenir, “Devam” butonuna tıklanarak bildirim ekranına geçilir.
Bildirim işlemleri, veri sorumlusunun işlemekte olduğu “Veri Kategorisi” sekmesi ile başlar. Bu alanda veri sorumlusunun işlediği kategorilerde işlem yaparak kaydedilmelidir. Bilgi girişi yapılmış olan veri kategorileri, sağ tarafta yer alan sekmelerde yeşil renkli olarak gösterilmektedir. Veri kategorisi işlendikten sonra veri kategorilerinin işlenme amaçları ile ilgili alanlar işaretlenerek kaydedilir. Bu amaçlardan bir veya birkaçı işaretlendikten sonra her bir veri kategorisi için “Kaydet ve Devam Et” kutucuğuna tıklanarak Veri İşleme Amaçları bölümü tamamlanır.
Veri Aktarım Alıcı Gruplarında veri aktarımı yapılan kişileri işaretleyerek kaydet/devam et butonuna tıklanır.
Veri Saklama Süresi ile ilgili alanlarda da gerekli alanları doldurduktan sonra kaydet/devam et butonuna tıklanır.
Veri Konusu Kişi Grubu bölümünde, işlendiği belirtilen kişisel veri kategorilerinin kategorik bazda kimlere ait olduğu belirtilmektedir. Bu alanların da her birine ayrı ayrı giriş yapılıp kaydet / devam et butonuna tıklanır.
Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler alanında veri işlediyseniz kaydet / devam et butonuna tıklanmalıdır.
Veri Güvenliği Tedbirleri bölümü ise işlenmekte olan kişisel verilerle alakalı alınan teknik ve idari tedbirlerin belirtildiği bölümdür. Bu bölümde de alınan tedbirlerle ilgili alanları işaretledikten sonra kaydet / devam et butonuna tıklayın.
Bütün bölümleri tamamladıktan sonra girilmiş olunan veriler son bir kez kontrol edilerek hatalı veya eksik bilgiler düzeltilir. Daha sonra Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığına aktarılması için bu sekmelerden herhangi birinin altında yer alan “Onayla ve Gönder” butonuna tıklanması yeterli olacaktır. Onay verdikten sonra sayfa üzerinde İşleminizin Başarı ile gerçekleştiğine dair bildirim görüntülenecektir.
VERBİS Kayıt Süresi
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 23.06.2020 tarihli ve 2020/482 sayılı kararı ile uzatılan VERBİS kayıt süreleri aşağıdaki gibidir.
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan gerçek ve tüzel kişiler için belirlenen son başvuru süresi 31.12.2021 tarihine,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmasına rağmen ana faaliyet alanı özel nitelikli kişisel veri işlemek olan gerçek ve tüzel kişiler için belirlenen son başvuru süresi 31.12.2021 tarihine,
Kamu kurum ve kuruluşları veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüklerini yerine getirmeleri için son başvuru süreleri ise 31.12.2021 tarihine kadar uzatılmıştır.
Şartları uygun olduğu halde bu süreler içerisinde kayıt yaptırmayan veri sorumluları için cezai işlem uygulanır. Kayıt yaptırma zorunluluğu bu tarihlerden sonra oluşan gerçek ve tüzel kişiler ise kayıt işlemini 30 günlük süre içerisinde yerine getirmekle yükümlüdür.
VERBİS Kaydı Yaparken Hangi Bilgiler İstenmekte?
VERBİS sistemine kayıt edilmesi istenilen bilgiler aşağıdaki gibidir:
Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisiyle irtibat kişisinin kimlik ve adres bilgileri
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
Veri konusu kişi grubu ve gruplarıyla bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki bilgiler
Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları
Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler
Kişisel verilerin işlendikleri amaca göre gerekli olan azami süre
VERBİS’e kayıt sırasında kişilere ait tüm veriler değil, verilerin üst başlıklar halindeki kategorik bilgileri işlenir. Örneğin bir kurumu ziyaret amacıyla gelen kişilerin açık kimlik ve iletişim bilgileri değil, kategori bazında kişiye ait hangi bilgilerin işlendiği belirtilir.
VERBİS’e girilen bilgiler kanun gereği kamuya açık bir şekilde tutulur. Kişisel veriler ile ilgili herhangi bir ihlalin tespiti ve düzeltilebilmesi amacıyla yapılan bu düzenlemeyle verilerin doğru ve sistemli olarak girilebilmesi amaçlanır.
Veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü kapsamında VERBİS’e kategori bazında girdiği kimlik, iletişim, bordro bilgileri, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, fatura, senet bilgileri, finansal performans bilgileri, mesleki deneyimler gibi bilgiler şeffaf bir şekilde herkes tarafından sorgulanabilir.
VERBİS Sicil Sorgulama Nasıl Yapılır?
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun web sitesi üzerinden VERBİS seçeneği seçildiğinde Sicil Sorgulama kısmı görülür. Sicil Sorgulama butonuna tıklandığında açılan sayfada incelenmek istenen veri sorumlusunun ad/unvan bilgileri girilerek açılan ekrandan tüm kayıt bilgileri görüntülenir. Yanlış olduğu düşünülen bir durum var ise önce ilgili veri sorumlusuyla irtibata geçilir, sonrasında ise verilen cevaba göre gerekli görüldüğü takdirde kurula şikâyet başvurusunda bulunulur.
VERBİS kayıt işlemleri ile ilgili eğitim videolarına https://www.youtube.com/watch?v=4dDBxEJ1RWY&list=PLJlQhpHm6q22_oAXYS69GsykioQ6yQ-YC linkinden ulaşabilirsiniz
